My Finnish Adoption (Into Fandom)

Why are you with Helsinki in 2017?

While working on the bid for Helsinki to get Worldcon for the first time ever (which is being voted on RIGHT NOW, in case you didn’t know! and you can find out how you can still vote here!) … I’m often asked why I’m with the Finns. Now that there’s a competing bid for Washington, DC, why wouldn’t I join the other Americans? I really should’ve written this post ages ago, but love letters take me time to write and are often embarrassing.  This is most definitely a love letter to Helsinki.

Helsinki harbor is beautiful. With bonus sailboat.

Helsinki is freaking gorgeous. Seriously.

What’s great about Finland?

There are many reasons why one might join the Finns. They’re efficient and get shit done. They’re hilarious once you get to know them. They’re respectful of your space and need for silence. They’re an amazing group of people. Their country is also really damn beautiful, has incredible sights to see, and makes gorgeous and strange art. You’ve got to love a country where reindeer sleigh is a legitimate form of travel.

That’s not why I’m with the Finns, though.

Getting personal

My connection with the Finns is a personal one, but not familial. So far as I’m aware, I don’t have a drop of Nordic blood in my family tree. I’d love to be wrong! But there’s nothing to indicate that I’m biologically related to a Finn.

The first time I’m aware of meeting anyone from Finland was in December of 2011. I attended an international convention on convention-running, Smofcon, and it was actually in Europe for a change. Hells yes, I wanted to go. With some frequent flyer miles donated from a friend, it was actually possible to get there, so hells yes, I went!

I don’t remember much about the Finns from that visit. I definitely met Jukka Halme and Eemeli Aro there, amongst other international fans. Later on, what was more important was that the Finns remembered meeting ME.

Readercon impacted everything, for me

A year later, I chaired my first Readercon. I was nervous because I’d been to only one day of Readercon prior to chairing the convention.

At con, it seemed to go well. I had a good time. Everyone else seemed to, as well. After the con was over, however, an incident of harassment was reported to us. The Readercon board failed to handle it at all well, initially. You can read more about that on the Geek Feminism Wiki (and other, related issues on the Timeline of Incidents). Rose Fox and I organized a reversal of the board’s decision and (in a loooong committee meeting) finished hammering out a public apology and statement of actions we would take as a convention committee (“concom”) to start to address the issue of harassment within Readercon’s community.

That was an incredibly intense time for me. Among other things, I received a metric ton of email, before and after the reversal of the board’s ruling. My inbox could be easily divided into categories:

  • What Readercon (or I) did that we shouldn’t have
  • What Readercon (or I) didn’t do that we should have
  • What Readercon (or I) should do now
  • What Readercon (or I) shouldn’t do now
  • Hatemail in general (lots of it…)
  • Death threats

There were only two emails that fit into that last category, but they were … memorable. I did not appreciate them, shall we say. Who sends death threats to a stranger on the internet? Horrible people, so far as I can tell. To receive death threats over a science fiction convention seemed particularly absurd. By and large, however, my email’s tone was incredibly shouty. Everyone was angry with me, it seemed.

One singular email from Finland

I received one incredible email in that deluge that fit into a category of “other.” Eemeli Aro emailed with a much simpler message. He said that he saw on the internet that something was going down with Readercon. He asked if I was okay. He expressed appreciation for me as a person, and hoped to see me again at a Worldcon in the future.

When I go back and read Eemeli’s email now, it’s a pretty normal-sounding email from one semi-stranger to another on a sensitive subject. At the time, though? He didn’t yell at me or threaten me. He didn’t treat me as someone whose “fannish reputation” was ruined (in fact, he argued it wasn’t). He sent kindness my way.

So when people ask me why I’m with the Finns, that’s the first reason. The Finns reached out and treated me like a real person when it felt like the rest of fandom was screaming at me and might never stop.

Visiting Finland, myself!

After such kindness from the Finns, I figured I wouldn’t be able to afford to visit their country, but I could help the (sadly unsuccessful) bid for Worldcon in 2015. I joined up and threw a few rather popular parties at conventions in the US. Then, due to an incredible salary raise (50%!) in 2013, I suddenly had extra money in my budget. I decided to go to a Finnish SFF convention myself so I could tell people about it from personal experience!

One of the highlights of my year in 2013 was therefore my first Finnish SFF convention, Åcon6.  This was exciting not just because I got to go to a Finnish con for the first time.  It was fantastic in particular because at the end of the convention, I was part of something particularly special and unique as far as I’m aware.

I was officially adopted into Finnish fandom.

My Finnish fannish adoption certificate, signed by Eemeli Aro and Karo Leikomaa. Finnish SFF characters around the border and an alien baby wrapped in a Finnish flag feature prominently in the art.

My Finnish fannish adoption certificate, signed by Eemeli Aro and Karo Leikomaa.

No, really! That happened!

I and a couple of others were called into the bar (the major social space of the con after the function rooms were closed down). There was some laughter, and then, along with three others, I was declared officially an adopted Finnish fan. I have framed the adoption certificate they presented to me, which was drawn by my friend Petri Hiltunen and features several Finnish SFF characters around the border.

I am apparently the alien baby at the top, wrapped in a Finnish flag. I adore this piece of paper. It hangs proudly in my dining room.

I didn’t have to learn any Finnish in order to be accepted into this group, although I have tried to retain basic greetings and courtesies such as “kiitos” and “ole hyvää” (aka “thank you” and “you’re welcome”). I am having great difficulty learning how to roll my R’s, I must say.

Pic of me with Johan and Johan, my new siblings!

Johan and Johan became my new siblings at Åcon6! I make much hay of calling them my siblings. As is my right.

Now I have Finnish siblings!

I wasn’t the only one that Finnish fandom decided to publicly claim that evening. Johan Jönsson, Johan Anglemark, Linnéa Anglemark, and Cheryl Morgan all joined me as siblings. I’m honored to be in such great company! (Cheryl and Linnea weren’t available at the time we took this photo, unfortunately.)

So here’s something I know now about the Finns — they can easily be inspired to do amazing things! They took an offhand remark someone made months prior and from it created this most treasured memory of mine. There was a kind of semi-official ceremony, and they presented us with a very remarkable and unique piece of art. It was fantastic.

(Just saying, Åcon was awesome in 2014, as well. I met Karen Lord! Who is fabulous! I didn’t get adopted there, though.)

Inasmuch as I can sum up …

So, yes. Why am I with the Finns for Worldcon?  I have a great love of the Finns, at this point. I’ve now been to several events with them (in Finland, the US, Canada, the UK, as well as other countries).  I would love to share Finnish fans with Worldcon (and vice versa). The Finns are, frankly, amazing.

If nothing else, a group that gathers for scifi-themed summer picnicking and sings songs to Cthulhu is a group we should all embrace! (Or possibly fear …?)

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Ba mhaith leat vótáil ar suíomh Worldcon? Go hiontach!

Seo iad na rudaí gur gá duit a dhéanamh chun vóta a caitheamh ar son iarratas Heilsincí d’óstáil Worldcon 2017:

Ceannaigh ballraíocht do Sasquan (an Worldcon dhá bhliain roimh ré). Tá costas USD $40 ar ballraíocht tacaíochta faoi láthair, cé gur feidir leo é sin a ardú.

Ba chóir go mbeadh an ballóid do suíomh Worldcon 2017 oscailte thart ar 15 Iúil 2015. Bí cinnte go bhfuil an dáta sin marcáilte i do chuid féilire!

Íoc an táille don ballóid, ar suíomh idirlíon Sasquan. Pé áit ina bhfuil WorldCon 2017, geobhaidh tú ballraíocht tacaíochta as íoc an táille seo.

Líon isteach do roghanna le haghaidh suíomh Worldcon 2017, in ord tosaíochta.

Seol isteach do ballóide tríd an bpost, trí fhreastal ar Sasquan go pearsanta, nó trí ríomhphost. Níl an próiseas chun vóta a sheoladh isteach trín ríomhphost soiléir go fóill, ach tá sé geallta go mbeidh sé faoin am sin!

Seol ríomhphost chuig info@helsinkiin2017.org ionas gur féidir linn cinnte a dhéanamh go bhfuil do vóta san áireamh, gur féidir linn tuilleadh chabhair a tabhairt má tá deacrachtí agat, agus gur féidir linn ár mbuíochas a chur in iúl! 🙂

Tá tionchar mór ag gach suíomh Worldcon ar na chomdhálacha atá le teacht, le mórán blianta anuas. Mar sin, is dócha go bhfuil vótáil ar an suíomh an rud is tábhachtach gur féidir le gach ball a dhéanamh, go háirithe nuair atá an iomaíocht chomh géar is atá sé i mbliana.

 

Many thanks to Nóirín Plunkett for the awesome translation into Irish!

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Yes, Codes of Conduct Are Required.

Anyone who’s spoken with me over the past couple of years, after Readercon 23, probably knows that I have a strong opinion about harassment and how we handle it, particularly in fannish events like conventions (and parties, and work weekends, and all sorts of other fannish gatherings).  I’ve also been in HR in my professional life, so hopefully I know something about the topic, at this point, from multiple perspectives.

Let’s be clear, though — I developed some of my strongly-held opinions and beliefs after experiencing harassment myself, and I did a lot of reflecting on the topic during my three years as chair of Readercon.  It infuriated me to read the following email about whether or not a convention needed to have a code of conduct (which I won’t attribute because I don’t have permission to do so and suspect I’d never get permission from the person in question)…

“Do we need such a thing?   I have never heard of this being an issue at [convention name redacted] and see no reason to open a can of worms that is best to keep closed until there really is a need to open it.

“And if we do need one, I’d rather have a very short ‘act reasonable, don’t do dumb things, or we may ask you to leave.'”

I would like to say, unequivocally, that we DO need such a thing as a code of conduct.  The time of pretending that harassment doesn’t happen is behind us (not that that was ever an appropriate decision to make, on the part of people running events).  Now is the time of making sure that our conventions are as safe as we can make them, and that when someone behaves in an unsafe fashion, their behavior can be addressed in a clear and unambiguous fashion.

As for a “don’t be stupid” statement in lieu of having a real policy?  Pardon me, but that’s bullshit.  Poorly-developed policies don’t serve anyone well, as we’ve experienced in the past.  Poorly-defined policies don’t set people’s expectations for what they can or should do when they have a problem, other than that people might expect the problem won’t be handled well by the event organizers.  The only thing a lack of policy or barely-existing policy might do is send people the message that you don’t care if they harass other members of your convention.  That’s not quite putting out a welcome mat at the door of your convention for poorly-behaved attendees, but I do note this:  at [convention name redacted] referenced above?  I experienced being harassed multiple times, and no longer want to attend it.  I don’t trust the convention staff to take it seriously if I report a problem, nor address problems appropriately.

I have been the convention chair of Arisia in the past.  A few years ago, despite some objections about it “not being relevant to science fiction” (among other things), I was one of the people who started the tradition of inviting BARCC (the Boston Area Rape Crisis Center) to run workshops with Arisia staff in order to offer some helpful training and tools for addressing harassment and other inappropriate behavior at our conventions.  Since then, I have helped coordinate workshops with BARCC for Readercon, Arisia, Vericon, and local SCA staff.  Readercon ran BARCC workshops as part of the convention programming in 2013 (and possibly also 2014; I can’t recall).

I believe it really helped to have these workshops.  Fandom is not historically good at dealing with harassment, but I hope we are improving, as evidenced by things such as this post about harassment at RWA 2014 and this post about dealing with harassment at Arisia 2014.  I have hope.

But I base that hope partly on having codes of conduct that help set the tone for attendees.  So yes, I think codes of conduct are required.  Not having one is a different message you send to your attendees, if that’s what you choose to do.

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¿Quieres votar por la sede de la Worldcon? ¡Genial! (¡En Español!)

¿Quieres votar por la sede de la Worldcon? ¡Genial!

A través de los años, la Worldcon (Convención Mundial de Ciencia Ficción) se ha caracterizado por no dar a conocer adecuadamente el proceso de elección para su sede (o sea, “cómo se vota por el lugar donde se harán las próximas Worldcon”). En 2013, por ejemplo, la LoneStarCon3 tubo un total de 6130 miembros, de los cuales solo 1348 votaron para elegir la nueva sede, es decir, menos del 22%. Y eso que fue una elección con mucha participación.

No creo que la intención sea tener un bajo número de votantes, pero sí pienso que el sistema de votación para esta convención no es el más sencillo de entender. Organizar una Worldcon es una tarea compleja y los eventos de esta magnitud son difíciles de manejar, por lo que es comprensible que, a veces, la elección de sede no sea prioridad en la información que se tiene que dar a conocer al público. Además, de acuerdo con un reporte de Sasquan, las últimas cinco elecciones no estuvieron reñidas. Tal vez es porque, hasta ahora, no se le había dado mucho interés. Creo que formé parte del staff de la Worldcon por al menos dos años antes de enterarme que se podía votar por la sede.

Votar es la única manera en la que podemos escoger dónde será la Worldcon, lo cual influye muchísimo en cómo se realiza la convención (más información sobre eso en un momento). Además de ser la opción más barata de obtener una membresía para la Worldcon que se elige. Sin más, voy a tratar de explicar lo que se necesita saber sobre el proceso.

Prerrequisito: tener una membresía de la Worldcon

Lo primero que necesitas para votar por la sede de la Worldcon es tener una membresía para la convención de dos años antes de la que vas a elegir. Puede ser como “Supporting” (o sea que no se asiste físicamente al evento) o como “Attending”, pero tenerla es indispensable para poder votar. No puedo dejar de poner énfasis en la parte de “dos años antes” —para poder votar por Helsinki 2017 necesitas una membresía de Sasquan 2015.

Puedes obtener tu membresía de la Worldcon de diferentes maneras, pero si es la primera vez que asistes te sugiero que la compres online. Los costos aumentan periódicamente, así que no querrás esperar mucho si ya sabes que quieres una. También puedes adquirirla en persona en alguna de las convenciones en las que la Worldcon tenga un stand o fan table. A veces puedes obtener descuentos si la compras en persona, a veces no. Normalmente el sitio web de la Worldcon tiene un botón marcado como “Membership” o “Registration” para realizar el registro online.

Nota al margen: elección de los premios Hugo

Los Hugo son los premios más importantes que otorga la comunidad de fans de la ciencia ficción y fantasía. Toda membresía, ya sea como supporting o como attending, incluye el derecho de nominar y votar en los Hugo. Si la obtienes antes del 31 de enero puedes nominar obras para los premios Hugo del año anterior, el año en curso y el año siguiente de la Worldcon a la que corresponda tu membresía. Por ejemplo, si adquieres tu membresía para Sasquan 2015 con la suficiente anticipación, tienes el derecho de nominar en los Hugo de 2014, 2015 y 2016. Por supuesto que también tienes el derecho de votar por los finalistas del año al que corresponda tu membresía. Los premios Hugo son un suceso muy importante por sí mismos, pero no son el tema de este post, así que voy a detenerme aquí por ahora.

También se requiere: cuota para elección de sede y papeleta

El siguiente paso involucra esperar dependiendo del año en que quieras votar. Pero no desesperes. ¡Queremos que tu voz cuente! (Por lo menos yo sí quiero)

En algún momento entre junio y julio, la Worldcon de ese año publicará la lista de candidatos elegibles en la convención. En este momento también se dará la información sobre cómo pagar la cuota para elección de sede. Lamentablemente, esta cantidad varía cada año, aunque por razones comprensibles. La cuota es canjeable por una membresía como “supporting” para la sede que gane la elección, por ello las candidatas deben ponerse de acuerdo para fijar una cantidad. En caso de no llegar a un acuerdo, la constitución de la Sociedad Mundial de Ciencia Ficción (WSFS por sus siglas en inglés) sugiere una fórmula para calcular este monto: “De no llegarse a un acuerdo, la cuota predeterminada será el promedio de las cuotas en dólares estadounidenses correspondientes a las sedes de las tres Worldcon anteriores”. Normalmente la cuota varía entre los 30 y los 70 dólares estadounidenses. —En 2013 hubo algo de politización (que, en lo personal, me parece un tontería) para buscar aumentar esta cuota, pero conseguimos que el voto por la Worldcon de 2015 se fijara en 40 dólares, lo cual significó que más fans pudieran costear el gasto—. Lo recaudado con las cuotas para elección de sede se entrega a la ganadora para que puedan comenzar a trabajar en su organización.

Es necesario pagar esta cuota para elegir la sede de una futura Worldcon, aunque “cuota” es una palabra engañosa. Al fin y al cabo este dinero se convierte en una membresía para la sede que gane. Esta es la forma más barata de ser miembro de una Worldcon y la sede ganadora está obligada a ofrecer opciones para subir de categoría una membresía supporting por una attending. La cantidad exacta para poder hacer este cambio depende de la sede; la constitución de la WSFS solo estipula que “esta cuota no debe exceder cuatro veces la cuota para elección de sede y no debe exceder la diferencia entre ésta y la cuota para nuevos miembros”. De ahí que sea la opción más barata para tener una membresía ya sea como supporting o como attending.

(Puedes notar que esto se convierte en un ciclo perpetuo para algunos fans: votar por la sede futura se convierte en una membresía un año sí-otro no de la forma más barata posible. Suena bien, pero tienes que estar enterado para poder aprovecharlo, lo que implica que muchos fans nuevos están en desventaja. Este tema da para otro post, particularmente porque tengo algunas ideas sobre cómo podría/debería mitigarse. Parte del propósito de este post es, de ser posible, ayudar a arreglarlo.)

Llenar la papeleta

Una vez que tienes tu membresía y has pagado la cuota para elección de sede (que, ojalá, se pueda pagar online) es momento de llenar la papeleta. Aún no ha existido una elección que pueda realizarse de forma electrónica, pero espero que eso cambie para el momento de elegir la sede de 2017. Haber pagado implica que, por lo menos, estás dispuesto a descargar y llenar una copia física de la papeleta que deberás enviar por correo postal a la convención o con alguien en quien confíes y sabes que asistirá en caso de que tú no. Si vas a enviar la papeleta por correo, ésta deberá ser recibida con buena anticipación, así que infórmate sobre la fecha límite para hacerlo (por ejemplo, en 2013 las papeletas enviadas por correo tenían que haber sido recibidas antes del 15 de agosto; y las entregadas en persona, antes de las 6 pm del 31 de agosto). La convención informará sobre los horarios de la elección de sede, de modo que los votos sean hechos en tiempo y forma. Normalmente ocurre antes de las 6 pm el día del baile de máscaras, de modo que los resultados puedan ser anunciados durante la reunión de la WSFS a la mañana siguiente.

El sistema de votación para elegir la sede, como el de los premios Hugo, se basa en la segunda vuelta instantánea, también conocida como sistema australiano de voto preferencial. Esto quiere decir que, en lugar de elegir a un solo candidato, marcas a tu candidato preferido con el número 1, a tu siguiente elección con el número 2 y así sucesivamente. Para el escrutinio primero se cuentan los votos de la opción 1. Si existe un ganador por mayoría absoluta (más del 50% de los votos o, como suele decirse, el 50% más 1), entonces se ha elegido la nueva sede y todos se pueden ir a disfrutar su noche. Pero si no se ha alcanzado la mayoría absoluta, se eliminarán los votos 1 del candidato menos popular y se tomarán en cuenta los que estén como opción 2 en esas papeletas para ver si así existe un ganador. Este proceso se repite hasta que algún candidato tenga más del 50% de los votos (en 2013 Spokane le ganó a Helsinki por 35 votos en la tercera ronda a pesar de Helsinki había ganado las dos primeras aunque sin mayoría absoluta). En caso de que ningún candidato obtenga mayoría absoluta, entonces cunde el pánico y sobreviene el caos. Quizá también se haga un recuento de los votos. Aunque esto nunca ha sucedido y la probabilidad de que pase es infinitamente pequeña. ¡Esperemos prevenir un desastre y mejor anunciar a un ganador!

El siguiente video que hicimos para la campaña de 2013 explica el proceso de la segunda vuelta instantánea (aunque en inglés):

 

Recapitulando. Esto es lo que necesitas para poder votar por Helsinki 2017:

  1. Obtén una membresía para Sasquan, la Worldcon de 2015.
  2. Anota en tu calendario que al rededor del 15 de julio de 2015 se hará la elección del lugar donde será la Worldcon en 2017.
  3. Vuelve a visitar el sitio web de Sasquan para pagar la cuota de elección de sede.
  4. Llena tu papeleta ordenando tus sedes favoritas en orden de preferencia.
  5. Envía tu papeleta ya sea por correo postal, en persona durante la convención o, posiblemente, de forma electrónica —aún no es seguro si Sasquan permitirá ese procedimiento para la elecció
  6. Escribe a info@helsinkiin2017.org para que podamos asegurarnos de que tu voto fue recibido y/o buscar ayuda si tienes algún problema y/o recibir nuestro agradecimiento por haber participado en esta elección :).

Las sedes anteriores de la Worldcon siguen teniendo importancia e influyen sobre las demás convenciones, por ello pienso que es importantísimo votar para elegirlas, especialmente en esta ocasión que estará tan reñido.

 

 

¡Gracias, Nelly Geraldine García-Rosas!

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Filed under Fandom, Helsinki, Worldcon

Thoughts on Hiring Processes (aka Starting/Building a Team)

I’ve long been fascinated by team dynamics, on paid and volunteer teams.  This week, I read an article that made me think more about the hiring pipeline and methods I utilized at a previous position, and I decided to brush it up a bit, while I’m at it.  A couple of people have asked me about hiring and team building recently.  Seems like it’d be good to have a blog post to point them at.  😉

I was reading a NY Times article titled “Why Some Teams are Smarter Than Others.”  I take issue with the title, a little — what we think of as “smart” differs dramatically around the world, and is highly context-dependent.  The author of the article pulls the term from the referenced studies, though, basically.  They wrote, “On average, the groups that did well on one task did well on the others, too. In other words, some teams were simply smarter than others.”  Doing well on a task is not the same thing as having higher intelligence, in my opinion.

At any rate, this NYT article discussed two study findings that were of interest to me about group dynamics and what makes for a productive, effective team.  The first study referenced found that there were 3 characteristics of a more productive team: higher collaboration (teams not being dominated by one or two louder voices), higher scores on a test that essentially measures empathy, and higher number of women (a group of people who tend to score higher on aforementioned empathy scales).  The second study referenced in the NYT article followed up with analysis of online versus face-to-face “group effectiveness” (aka team cohesion), and found that “the most important ingredients for a smart team remained constant regardless of its mode of interaction: members who communicated a lot, participated equally and possessed good emotion-reading skills.”  The obvious question then becomes, how do you build a team that functions this way?

CLEVER, COMPETENT, AND KIND

Well, I know what that reminds me of!  A few years ago, I sat down to chat with my friend Dan, and he gave me the three best employment requirements I’ve ever heard: CLEVER, COMPETENT, and KIND.  These are required characteristics of anyone I’d like to call a colleague, whether it’s a paid position or volunteer work.  I’ve used these requirements ever since that conversation, and I’m profoundly grateful to Dan for laying it all out for me so simply.

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Arisia 2015 Faux Newsletter

It turns out that the Arisia staff didn’t manage to put together a faux newsletter during con this year.  That’s a shame, and too large a crime to let stand.  So, tipsily, we must address this omission!  Let’s hope this works:

Ether Egg Arisia 2015

 

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Arisia Plans Needing More Assistance

It’s time to ask for help for Arisia next week!  It’s past time, actually, but the past month has been hectic enough that I haven’t managed to put out another all-call until now.  Additionally, I’ve heard from an epic number of people unable to come to Arisia this year, which is sad.  So now we scramble.  I’m posting this to all my social media options.

There are two things I could use the most help with: working on the Arisia Photobooth (taking photos of people with props and backdrops we provide) and/or helping with the Helsinki in 2017 party.  Please read more beyond the cut! Continue reading

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